1. Premessa

In questa pagina si descrivono le modalità di gestione dei dati personali a seguito dell’utilizzo del ChatBot denominato “Assistenza Digitale”. Si tratta di un’informativa che è resa, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (G.D.P.R) e delle ulteriori normative vigenti, a coloro che interagiscono (“Utenti” o “interessati”) con questa soluzione. L’informativa non è estendibile a ulteriori piattaforme eventualmente consultati dall’utente tramite link. Secondo la normativa indicata, tutti i trattamenti saranno svolti nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della sua dignità, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale ed al diritto alla protezione dei dati personali.

2. Titolare del trattamento:

Il titolare del trattamento per i dati raccolti per la presente informativa è: Halley Veneto S.r.l.,  Sede Legale: Viale della Stazione 2,  30020 Marcon (VE) – P.IVA e C.F. e P.IVA 02808610279

• PEC:   halleyveneto@legalmail.it
• Email:   info@halleyveneto.it
• Sito Internet:  www.halleyveneto.it
• Telefono: 0415951441

3. D.P.O. Responsabile della protezione dei dati:

• Email:   privacy@boxxapps.com

4. Finalità, base giuridica e modalità del trattamento

Si può interagire con il ChatBot utilizzando un linguaggio di scrittura naturale ed eventualmente la propria voce. L’interazione si compie dall’utente nel porre domande ed ottenere risposte.

Attraverso l’utilizzo del ChatBot il titolare intende fornire all’utente la possibilità di chiedere informazioni di carattere generale ed informazioni sui servizi erogati dal Comune Demo, informazioni già presenti sul sito web del Comune Demoe nonché su altri siti web che espongono informazioni di interesse promozionale, tecnico, culturale o comunque informazioni di attinenza all’operato di un ente pubblico locale.

Il ChatBot può essere utilizzato altresì per la prenotazione di un appuntamento o la definizione di una istanza o ancora per segnalazione di disservizi o problematiche inerenti il perimetro di competenza territoriale del Comune Demo. In questo caso, il ChatBot richiama l’appropriato servizio comunale hià individuabile sul sito web istituzionale. Per le richieste precedentemente elencate, eventuali dati personali saranno raccolti unicamente attraverso le piattaforme appositamente dedicate al servizio richiesto.

Nel trattamento dei dati per le sopra menzionate finalità potranno essere trattati dati personali comuni, dati personali appartenenti alle categorie di cui agli artt. 9 e 10 del Regolamento 679/2016/UE “RGPD”, qualora gli stessi siano liberamente e spontaneamente conferiti dall’interessato all’interno delle richieste rivolte al ChatBot ed esclusivamente nella misura in cui tali dati siano necessari per fornire le informazioni e/o i servizi in tal modo richiesti.

La base giuridica del trattamento appena descritto è rappresentata dal consenso espresso dall’interessato, in fase di accesso al servizio.

Durane l’interazione con il ChatBot, non viene richiesta autentificazione e pertanto non vengono raccolti dati personali propri dell’utilizzatore. Vengono comunque raccolti in modalità automatica dati necessari per il funzionamento del sistema e per fornire risposte adeguate alle richieste. Questi dati non includono informazioni personali, poiché non identificano direttamente o indirettamente alcuna persona fisica. Le informazioni gestite sono esclusivamente di natura tecnica e funzionale, come, a titolo puramente esemplificativo: i cookie tecnici del servizio attivato dall’utente e l’ID sessione, generato all’inizio della conversazione con il chatbot. Altri dati non anonimi forniti liberamente al ChatBot e che potenzialmente possono permettere l’individuazione dell’interessato, saranno trattati nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della sua dignità dell’interessato.

Le informazioni, anche eventualmente personali, raccolte dal ChatBot non sono utilizzate per l’addestramento del modello di intelligenza artificiale utilizzato (LLM – Large Language Model – Modello Linguistico di Grandi Dimensioni).

Ulteriori dati possono essere rinvenuti dai LOG raccolti dal sistema. Dette informazioni saranno usate esclusivamente in forma aggregata per finalità legate al miglioramento del servizio. La base giuridica a sostegno di questo trattamento è rappresentata dalla necessità di eseguire un compito di interesse pubblico in relazione agli obblighi previsti dalla normativa in materia di servizi digitali della pubblica amministrazione.

I dati relativi al funzionamento del sistema sono raccolti e trattati per consentire al titolare la tutela dei propri diritti in sede stragiudiziale e giudiziale (legittimo interesse).

Il presente ChatBot non memorizza al proprio interno dello storico delle interazioni avute con l’interessato, dati personali, quali, Nome e cognome, Numeri di carta d’identità, Numeri di targa, Patologie sanitarie, Numeri di telefono, Indirizzi email, Indirizzi IP degli utenti.

5. Destinatari

I dati verranno trattati ad uso esclusivo del Titolare del Trattamento da parte di soggetti interni e potranno essere portati a conoscenza di altri soggetti esterni operanti in qualità di addetti alla gestione o manutenzione di strumenti elettronici oppure di altri soggetti esterni laddove la comunicazione sia prevista da norma di legge o di regolamento oppure sia necessaria per lo svolgimento di compiti e finalità istituzionali. Si segnala che il ChatBot è realizzato ed ospitato su infrastruttura CSP Boxxapps e LLM utilizzato è OpenAI.

6. Conservazione dei dati

I dati personali raccolti e trattati secondo la presente Informativa verranno conservati dal Titolare per il periodo necessario per l’erogazione del servizio ed in ogni caso per il tempo necessario all’esecuzione di eventuali adempimenti previsti da norme di legge o regolamento.

7. Diritti dell’interessato

L’utente ha il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del RGPD). L’apposita istanza potrà essere presentata o il Titolare del trattamento o al Responsabile alla protezione dei dati da lui designato ai recapiti indicati nella presente.

8. Conferimento dei dati

L’Utente è libero di fornire i dati personali al ChatBot e il mancato conferimento dei dati eventualmente richiesti in via obbligatoria comporterà l’impossibilità di ottenere il servizio. Ulteriori dati personali potranno essere forniti su base volontaria dall’Utente mediate l’interazione con lo strumento ChatBot.